So schreibst du als Gastgeber perfekte E-Mails

Die Bedeutung einer gut formulierten E-Mail

Eine E-Mail an deinen Gast ist mehr als nur eine wertvolle Info in Textform. Sie ist zudem eine ideale Gelegenheit, um deine Professionalität und deinen Servicegedanken zu zeigen. Indem du z. B. eine klare, freundliche und professionelle Buchungsbestätigung schreibst, schaffst du Vertrauen bei deinen Gästen und steigerst die Vorfreude auf den kommenden Aufenthalt. Ein gut gestalteter Text vermittelt zudem die Sicherheit, dass du dich um alle Belange deiner Gäste kümmern wirst. Doch wie formuliert man professionelle und ansprechende E-Mails an seine Gäste? Schauen wir es uns am Beispiel einer Buchungsbestätigung an:

So formulierst du E-Mails, die garantiert gelesen werden: Beispiel Buchungsbestätigung

Um als Vermieter die genannten Vorteile mit einer E-Mail zu erreichen und deinen Gästen ein gutes Gefühl zu geben, haben sich die folgenden Kriterien als besonders erfolgreich herausgestellt:

1. Personalisierung: Nutze den Namen deines Gastes und erwähne spezifische Details der Buchung, wie den Reisezeitraum, die Aufenthaltsdauer, Anzahl an Personen und die gebuchte Ferienwohnung. Dadurch fühlt sich dein Gast individuell angesprochen und weiß, dass seine Buchung erfolgreich bearbeitet wurde. Je nach Zielgruppe empfehlen wir das "Du" oder das "Sie". Beide Arten der Ansprache werden mittlerweile gängig verwendet. Du solltest dich für die Variante entscheiden, mit der du dich am wohlsten fühlst.
2. Klarheit und Präzision: Verwende eine einfache und verständliche Sprache, um Missverständnisse zu vermeiden. Gib alle relevanten Informationen zur Buchung, wie beispielsweise die Buchungsdetails und Zahlungsmodalitäten, deutlich und präzise an. Klare Formulierungen und klare Anweisungen geben dem Gast einen schnellen Überblick und erleichtern ihm letztlich auch den Aufenthalt.
3. Freundlichkeit und Professionalität: Bedanke dich bei deinem Gast für seine Buchung und drücke deine Vorfreude auf seinen Aufenthalt aus. Zeige dich bereit, Fragen zu beantworten oder bei Bedarf weitere Informationen bereitzustellen. Vermeide dabei jedoch eine zu formelle oder zu distanzierte Sprache.
4. Aussagekräftige Betreffzeilen: Verwende Betreffzeilen, die die Aufmerksamkeit des Gastes auf die Buchungsbestätigung lenken. Eine präzise und aussagekräftige Betreffzeile wie "Buchungsbestätigung Ferienwohnung XYZ" sorgt dafür, dass die E-Mail vom Gast zugeordnet werden kann und gelesen wird.
5. Strukturierter Aufbau der Nachrichten: Vermeide unendliche Fließtexte und unnötige Informationen. Strukturiere die Nachrichten so, dass sie leicht lesbar sind. Verwende Absätze, Aufzählungen und Zwischenüberschriften, um die Informationen übersichtlich darzustellen. Dadurch werden wichtige Details nicht übersehen und die Lesbarkeit verbessert.
6. Reiner Text: Außerdem solltest du in deiner Buchungsbestätigung auf HTML verzichten, da dies häufig herausgefiltert wird und die Nachrichten dadurch möglicherweise nicht wie beabsichtigt angezeigt werden. Schreibe also möglichst reinen Text, um sicher zu gehen, dass die Nachricht auch so beim Leser ankommt, wie du es möchtest.

Indem du diese Tipps beachtest, schaffst du eine freundliche, informative und persönliche Buchungsbestätigung, die deinem Gast ein positives Gefühl für seinen bevorstehenden Aufenthalt vermittelt. Zudem gehst du sicher, dass die Nachricht gut lesbar ist und alle Informationen auf die gewünschte Art und Weise beim Gast ankommen. Auf alle weiteren E-Mails, die du an deinen Gast versenden möchtest, kannst du die oben aufgeführten Kriterien natürlich auch anwenden.

Beispiel für eine gelungene Buchungsbestätigung

Schauen wir uns nun ein passendes Beispiel für eine gelungene Buchungsbestätigung an, in der die oben genannten Kriterien umgesetzt wurden:

Betreff: Buchungsbestätigung Ferienwohnung “Musterferienwohnung”
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Lieber Max,
hiermit bestätigen wir dir deine Buchung der Ferienwohnung “Musterferienwohnung” in Rottweil! Du hast eine gute Entscheidung getroffen, denn die “Musterferienwohnung” eignet sich perfekt für einen erholsamen und abwechslungsreichen Urlaub im Schwarzwald.

Deine Buchungsdetails im Überblick
Unterkunft: Musterferienwohnung
Buchungszeitraum: 20. August 2023 bis 27. August 2023 (7 Nächte)
Anzahl Personen: 4 Erwachsene
Gesamtpreis: 850,00 EUR (inkl. Endreinigung und Nebenkosten)
Höhe der Anzahlung (30 %): 255,00 EUR

Zahlungsmodalitäten
Bitte überweise die Anzahlung in Höhe von 255,00 EUR innerhalb der nächsten 48 Stunden auf das nachfolgende Bankkonto:
Kontoinhaber: Gabi Mustergastgeberin
IBAN: DE02120300000000202051
BLZ: 12030000

Der Restbetrag (595,00 EUR) ist bis spätestens 14 Tage vor Anreise ebenfalls per Überweisung zu begleichen. Gerne kannst du den Gesamtbetrag der Reise auch direkt mit der Anzahlung entrichten.

Wir danken dir für deine Buchung und freuen uns darauf, dich in der Ferienwohnung "Musterferienwohnung" willkommen zu heißen. Einige Tage vor deiner Ankunft senden wir dir eine weitere E-Mail mit Informationen zum Check-In und der Schlüsselübergabe zu. Solltest du bis dahin weitere Fragen oder Anliegen haben, stehen wir dir gerne zur Verfügung.

Herzliche Grüße,
Deine Gabi

[Signatur mit Kontaktdaten und Verweis auf eigene Vermieter-Website]

Diese Formulierung einer Buchungsbestätigung ist sehr zu empfehlen, da sie personalisiert, klar und freundlich ist. Der Gast wird mit seinem Namen angesprochen und spezifische Details, wie der Zeitraum und die gebuchte Ferienwohnung, werden erwähnt. Dadurch fühlt sich der Gast individuell und gut betreut. Die Informationen zu den Zahlungsmodalitäten sind deutlich und präzise angegeben, um Missverständnisse zu vermeiden. Die freundliche und herzliche Ausdrucksweise zeigt dem Gast außerdem, dass sein Aufenthalt geschätzt wird und dass er bei Fragen oder Anliegen auf deine Unterstützung zählen kann.

Vorlage für die E-Mail Buchungsbestätigung

Gerne kannst du die obige Formulierung auch als Vorlage für deine Buchungsbestätigung nutzen. Kopiere einfach den folgenden Abschnitt und füge anstelle der eckigen Platzhalter die Informationen zu deiner Ferienwohnungsvermietung ein:

Betreff: Buchungsbestätigung Ferienwohnung [Name der Ferienunterkunft]

Lieber [Name des Gastes],
hiermit bestätigen wir dir deine Buchung der Ferienwohnung [Name der Ferienunterkunft] in [Standort]! Du hast eine gute Entscheidung getroffen, denn die Unterkunft eignet sich perfekt für einen erholsamen und abwechslungsreichen Urlaub in [Region].

Deine Buchungsdetails im Überblick
Unterkunft: [Name der Ferienunterkunft]
Buchungszeitraum: [Ankunftsdatum] bis  [Abreisedatum] ( [Anzahl Nächte])
Anzahl Personen: [Anzahl Personen]
Gesamtpreis: [Gesamtpreis in Währung] (inkl. Endreinigung und Nebenkosten)
Höhe der Anzahlung ([Höhe der Anzahlung in %]):  [Anzahlung in Währung]

Zahlungsmodalitäten
Bitte überweise die Anzahlung in Höhe von [Anzahlung in Währung] innerhalb der nächsten 48 Stunden auf das nachfolgende Bankkonto:
Kontoinhaber: [Name des Kontoinhabers]
IBAN: [IBAN des Kontos]
BLZ: [Bankleitzahl des Kreditinstituts]

Der Restbetrag ([Höhe der Restzahlung in Währung]) ist bis spätestens 14 Tage vor Anreise ebenfalls per Überweisung zu begleichen. Gerne kannst du den Gesamtbetrag der Reise auch direkt mit der Anzahlung entrichten.

Wir danken dir für deine Buchung und freuen uns darauf, dich in der Ferienwohnung [Name der Ferienunterkunft] willkommen zu heißen. Einige Tage vor deiner Ankunft senden wir dir eine weitere E-Mail mit Informationen zum Check-In und der Schlüsselübergabe zu. Solltest du bis dahin weitere Fragen oder Anliegen haben, stehen wir dir gerne zur Verfügung.

Herzliche Grüße,
Deine [Name der Gastgeber]

[Signatur mit Kontaktdaten und Verweis auf eigene Vermieter-Website]

Weitere Nachrichten für die Gästekommunikation

Neben der Buchungsbestätigung gibt es weitere wichtige Nachrichten, die du im Rahmen deiner Gästekommunikation senden kannst, um den Aufenthalt deiner Gäste optimal zu gestalten. Im Folgenden findest du eine Auflistung dieser Nachrichten sowie die empfohlenen Zeitpunkte, zu denen du sie versenden solltest:

1. Informationen zum Check-in (dringend empfohlen): Sende deinen Gästen diese Nachricht 5 bis 2 Tage vor ihrer Anreise. In dieser Nachricht gibst du ihnen wichtige Informationen zum Check-in-Prozess, beispielsweise zur Schlüsselübergabe oder zur Nutzung der Schlüsselbox, sodass du den Check-in für deine Gäste reibungslos gestalten kannst. Solltest du über eine digitale Gästemappe verfügen, kannst du diese auch mitsenden.
2. Alles in Ordnung? (optional): Diese Nachricht wird häufig weggelassen und stattdessen in der Unterkunft via Kärtchen oder Willkommenskarte nach dem Wohlbefinden der Gäste gefragt. Sende diese Nachricht 2 bis maximal 12 Stunden nach der Anreise deiner Gäste, um sicherzustellen, dass alles zu ihrer Zufriedenheit ist und sie die Möglichkeit haben, eventuelle Probleme oder Fragen zu kommunizieren. Wichtig: Beachte, dass deine Gäste die Unterkunft nicht zwangsläufig immer direkt zum frühestmöglichen Check-In (in der Regel ab 15 Uhr) beziehen. Der Versandzeitpunkt der Mail sollte daher mit Bedacht gewählt werden.
3. Informationen zum Check-out (optional): Sende deinen Gästen diese Nachricht am späten Nachmittag oder Abend vor ihrer Abreise, am besten jedoch vor Mitternacht, falls einige Gäste die Unterkunft bereits nachts verlassen wollen. Diese Nachricht enthält wichtige Informationen zum Check-out-Prozess, wie beispielsweise zur Rückgabe der Schlüssel und Hinweise zur Abreise, damit sich deine Gäste auch am Ende ihres Aufenthalts gut betreut fühlen.
4. Bitte um Bewertung (empfohlen): Sende deinen Gästen diese Nachricht 2 bis 4 Tage nach ihrer Abreise und bitte höflich um eine Bewertung ihres Aufenthalts. Das Feedback deiner Gäste ist für dich als Vermieter sehr wichtig, da es dir hilft, deinen Service kontinuierlich zu verbessern und deine Reputation auf der Buchungsplattform zu steigern. Solltest du einen Google Unternehmenseintrag für die Ferienunterkunft besitzen, dann versuche deine Gäste zu einer Bewertung auf deinem Profil zu bewegen. Der Bewertungslink zum Unternehmenseintrag lässt sich bequem über das Dashboard anzeigen.

Indem du diese Nachrichten gezielt einsetzt, sorgst du für eine reibungslose Kommunikation und zeigst deinen Gästen, dass du stets um ihr Wohl bemüht bist. Auch für diese Nachrichten habe ich dir konkrete Formulierungshilfen und Beispiele vorbereitet. Lade dir die Formulierungshilfen jetzt direkt hier kostenlos als PDF herunter, um deine Gästekommunikation weiter zu verbessern:

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Automatisierte E-Mails über eine Vermietersoftware

Besonders hilfreich für eine gelungene E-Mail-Kommunikation ist eine Vermietersoftware. Hier übernimmt eine Softwarefunktion das Versenden personalisierter E-Mails an deine Gäste. Das funktioniert in der Regel prima und erspart dir sehr viel Zeit, da du deine E-Mails auf Wunsch vollautomatisiert zu einem gewünschten Zeitpunkt oder auch pushbasiert versenden kannst. Hierzu empfehlen wir dir die Anbieter Webplanner oder auch Smoobu. Beide Tools können hier mit sehr guten Funktionalitäten aufwarten.

Mein Fazit: Eine optimierte Gästekommunikation ist für den Erfolg deiner Vermietung entscheidend!

Die optimale Formulierung deiner E-Mails ist ein wesentlicher Faktor, um deine Gäste zufriedenzustellen und eine vollumfänglich positive Buchungserfahrung zu bieten. Nutze die oben genannten Tipps und Formulierungshilfen, um die Mails an deine Gäste individuell, klar und professionell zu gestalten. Und denke auch daran, weitere Nachrichten wie die Informationen zum Check-in, Check-out und eine Bitte um Bewertung zu nutzen, um die Kommunikation mit deinen Gästen während ihres Aufenthalts zu optimieren. Durch eine effektive Gästekommunikation schaffst du in jedem Fall Vertrauen, steigerst die Zufriedenheit deiner Gäste und trägst in jedem Fall zum langfristigen Erfolg der Vermietung deiner Ferienwohnung oder deines Ferienhauses bei.