Buchhaltung für die Kurzzeitvermietung: Dein Schlüssel zum Erfolg als Vermieter von Ferienunterkünften

Die Buchführungspflicht als Kurzzeitvermieter: Das musst du wissen

Als Vermieter einer Ferienwohnung unterliegst du bestimmten Buchführungspflichten. Die Buchführungspflicht umfasst alle rechtlichen Vorgaben, die Unternehmen oder Einzelpersonen dazu verpflichten, ihre finanziellen Geschäftsvorgänge systematisch und nachvollziehbar zu dokumentieren. Diese Pflicht stellt sicher, dass alle finanziellen Aktivitäten transparent sind und bei Bedarf durch das Finanzamt überprüft werden können. Hier habe ich dir eine Übersicht der Hauptbestandteile der Buchführungspflicht zusammengestellt:

• Ordnungsgemäße Buchführung: Die Buchführung muss ordnungsgemäß und nachvollziehbar sein. Das bedeutet, dass alle Geschäftsvorfälle chronologisch, vollständig und richtig erfasst werden müssen. Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln und genau dokumentiert werden.
• Aufbewahrungspflichten: Buchführungsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum hinweg aufbewahrt werden. In Deutschland beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre für Bücher, Inventare, Bilanzen und andere Dokumente, die für die Steuer relevant sind, und 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen. Diese Dokumente müssen bei Bedarf der Finanzverwaltung oder anderen prüfenden Behörden zur Verfügung gestellt werden.
• Erstellung und Aufbewahrung von Belegen: Jeder Buchungsvorgang muss durch einen Beleg nachgewiesen werden (Belegprinzip). Das bedeutet, dass Rechnungen, Quittungen und andere Dokumente, die eine finanzielle Transaktion belegen, sorgfältig aufbewahrt werden müssen. Ohne Belege dürfen keine Einträge in der Buchführung erfolgen.

Die Buchhaltungspflichten unterscheiden sich, je nachdem, ob du deine Ferienwohnung privat vermietest oder ob du als Gewerbetreibender tätig bist.  Falls du unsicher bist, wie deine Ferienvermietung einzuordnen ist, schau dir gerne meinen Artikel “Eine Ferienwohnung vermieten – Ist das privat oder ein Gewerbe?” an. Dort findest du alle Details zur Unterscheidung und Einordnung der Vermietung.

Grundsätzlich gelten für Gewerbetreibende zusätzlich die folgenden Buchhaltungspflichten:

• Führung von Büchern: Unternehmen und Gewerbetreibende sind verpflichtet, Bücher zu führen, in denen sie ihre Einnahmen und Ausgaben dokumentieren. Dazu gehören das Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher.
• Bilanzierungspflicht: Die Buchführungspflicht umfasst auch die Erstellung von Jahresabschlüssen. Dazu gehören die Bilanz – eine Aufstellung des Vermögens (Aktiva) und der Schulden (Passiva) zum Jahresende – und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die die Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres und den daraus resultierenden Gewinn oder Verlust aufzeigt. Dies wird auch als doppelte Buchführung bezeichnet.

Einfache oder doppelte Buchführung – Was ist der Unterschied?

Der Unterschied zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung für die Kurzzeitvermietung liegt in der Art und Weise, wie Geschäftsvorgänge erfasst und dokumentiert werden. Beide Methoden haben unterschiedliche Anforderungen und Anwendungsbereiche, je nach Umfang und Art der Tätigkeit.

Einfache Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR)

Die einfache Buchführung, auch als Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bekannt, ist eine weniger komplexe Methode, die vor allem für kleinere Betriebe und private Vermieter geeignet ist. Die Hauptmerkmale sind:

• Erfassung von Einnahmen und Ausgaben: Bei der einfachen Buchführung werden nur die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben erfasst. Das bedeutet, dass du lediglich dokumentierst, wann Geld tatsächlich auf deinem Konto eingeht (Einnahmen) oder es verlässt (Ausgaben).
• Keine Bilanzierung: Im Gegensatz zur doppelten Buchführung wird bei der EÜR keine Bilanz erstellt. Es gibt also keine detaillierte Aufstellung von Vermögen und Schulden, sondern nur eine einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben.
• Einfachheit: Die einfache Buchführung ist, wie der Name schon sagt, einfacher in der Handhabung und weniger zeitaufwändig als die doppelte Buchführung. Sie erfordert keine umfangreichen buchhalterischen Kenntnisse.
• Anwendung: Diese Methode ist ideal für Einzelunternehmer, Freiberufler und kleine Vermieter, deren Einnahmen eine bestimmte Grenze nicht überschreiten. In Deutschland dürfen Unternehmen, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind und deren Umsätze unter 600.000 Euro und Gewinne unter 60.000 Euro pro Jahr liegen, die EÜR verwenden.

Doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung ist ein umfassenderes und komplexeres Buchhaltungssystem, das in größeren Unternehmen und bei gewerblichen Tätigkeiten zwingend vorgeschrieben ist. Ihre Hauptmerkmale sind:

• Doppelte Erfassung: Jeder Geschäftsvorfall wird in der doppelten Buchführung zweimal erfasst: einmal auf der Soll-Seite und einmal auf der Haben-Seite. Dies bedeutet, dass jeder Vorgang sowohl eine Ursache (beispielsweise eine Ausgabe) als auch eine Wirkung (beispielsweise die Verringerung des Bankkontos) hat.
• Bilanzierung: Bei der doppelten Buchführung wird eine Bilanz erstellt, die das Vermögen (Aktiva) und die Schulden (Passiva) eines Unternehmens darstellt. Darüber hinaus gibt es eine Gewinn- und Verlustrechnung, die zeigt, wie sich die Erträge und Aufwendungen über den Zeitraum hinweg entwickelt haben.
• Komplexität: Die doppelte Buchführung ist deutlich komplexer und erfordert umfassende Kenntnisse im Rechnungswesen. Daher setzen viele Unternehmen dafür professionelle Buchhalter oder spezielle Buchhaltungssoftware ein.
• Anwendung: In Deutschland sind Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder AGs, größere Einzelunternehmen und alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, zur doppelten Buchführung verpflichtet. Auch Vermieter, die als gewerblich gelten und die oben genannte Umsatz- und Gewinnschwellen überschreiten, müssen diese Methode anwenden.

Die Rechnungsstellung: So machst du es richtig

Zentraler Bestandteil jeder Art von Buchhaltung sind Belege und Rechnungen. Alle Belege rund um deine Ferienvermietung solltest du sorgfältig aufbewahren, um sie korrekt in die Buchhaltung zu überführen. Die Rechnungen erstellst du dagegen selbst und solltest dabei ebenso sorgfältig vorgehen. Jede Rechnung muss zunächst einmal bestimmte Pflichtangaben enthalten. Ich habe sie dir hier aufgelistet:

• Eigener Name und Anschrift
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Anschrift des Gastes
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Leistungen
• Leistungsdatum
• Rechnungsnummer (fortlaufend)
• Rechnungsbetrag nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
• Rechnungsdatum

Ebenso solltest du eine Zahlungsfrist angeben, damit klar ist, bis wann die Rechnung spätestens beglichen sein muss. Wird die Rechnung bis zur angegebenen Zahlungsfrist nicht bezahlt, hast du außerdem das Recht, Mahnungen zu versenden und Mahngebühren zu erheben.

Unsere Rechnungsvorlagen für Vermieter von Ferienwohnungen und Ferienhäusern

Damit du nun nicht umständlich deine eigene Rechnung mit allen notwendigen Angaben entwerfen und erstellen musst, haben wir dir passende Vorlagen erstellt – eine Rechnungsvorlage für private Vermieter und Kleinunternehmer und eine Rechnungsvorlage mit der Ausweisung der Umsatzsteuer für alle umsatzsteuerpflichtigen Vermieter. Lade dir einfach die für dich notwendige Vorlage kostenlos herunter, passe sie schnell und einfach an deine Ferienvermietung an und schon kannst du deine ersten Rechnungen mit allen notwendigen Angaben und einem professionellen Design ausstellen.

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Buchhaltungssoftware: Deine Helfer im Alltag

Für viele Vermieter ist das Thema Buchhaltung sehr abschreckend, da es mit einigem Aufwand verbunden ist. Doch mittlerweile gibt es zahlreiche Tools, die auch Vermietern von Ferienwohnungen und Ferienhäusern für eine einfache und schnelle Buchhaltung für die Kurzzeitvermietung zur Verfügung stehen. Die richtige Buchhaltungssoftware kann dir dabei viel Arbeit abnehmen und dafür sorgen, dass deine Buchhaltung reibungslos läuft. Es gibt auch spezialisierte Tools, die auf die Bedürfnisse von Vermietern zugeschnitten sind und dir dabei helfen, Einnahmen, Ausgaben und Rechnungen übersichtlich zu verwalten. Einige Programme bieten auch Funktionen für die Steuererklärung oder die Integration mit Buchungsplattformen an. Die Investition in eine gute Software lohnt sich also, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Unsere Software-Empfehlungen findest du in der Kategorie “Verwaltungssoftware”.

Meine Top 5 Tipps zur Buchhaltung für die Kurzzeitvermietung

Zuletzt möchte ich dir auch noch meine besten Tipps aus der Erfahrung mitgeben. Sie sollen dir dabei helfen, anfängliche Fehler zu vermeiden und deine Buchhaltung effizient und einfach zu gestalten:

• Frühzeitig klare Strukturen schaffen: Von Anfang an solltest du klare Strukturen in deiner Buchhaltung etablieren. Eröffne ein separates Bankkonto für deine Vermietungseinnahmen und -ausgaben, um private und geschäftliche Transaktionen sauber zu trennen. Dies erleichtert dir die Übersicht und die spätere Steuererklärung.
• Regelmäßige Buchungseinträge: Statt alles auf den letzten Drücker zu erledigen, solltest du regelmäßig – am besten wöchentlich – deine Einnahmen und Ausgaben eintragen. So vermeidest du, dass sich Belege und Rechnungen stapeln, und du verlierst nicht den Überblick. Eine regelmäßige Pflege deiner Buchhaltung sorgt für eine kontinuierliche Aktualität und verhindert Stress am Jahresende.
• Steuerliche Abschreibungen nutzen: Viele Kosten, die mit der Vermietung deiner Ferienwohnung verbunden sind, können steuerlich abgeschrieben werden. Dazu gehören beispielsweise Renovierungskosten, Möbel, und auch Abschreibungen für die Immobilie selbst. Informiere dich darüber, welche Ausgaben du absetzen kannst, um deine Steuerlast zu senken. Eine gute Buchhaltung hilft dir, diese Abschreibungen systematisch zu erfassen und in der Steuererklärung geltend zu machen. Genaueres dazu findest du in meinem Artikel “Abschreibung von Ferienwohnung und Möbeln | So geht’s!“.
• Professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen: Wenn du dir bei bestimmten Aspekten der Buchhaltung unsicher bist oder deine Vermietung eine gewisse Komplexität erreicht hat, scheue dich nicht, professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Ein Steuerberater kann dir helfen, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und das Beste aus deinen Finanzen herauszuholen. Dies kann langfristig nicht nur Stress ersparen, sondern auch finanzielle Vorteile bringen.
• Dokumentation aller Verträge und Absprachen: Halte alle Mietverträge, Vereinbarungen und Absprachen schriftlich fest. Diese Dokumente sind nicht nur wichtig für deine Buchhaltung, sondern auch im Falle von Streitigkeiten mit Mietern oder bei der Prüfung durch das Finanzamt.

Mit diesen einfachen Maßnahmen kannst du sicherstellen, dass du stets den Überblick über deine Finanzen behältst und unangenehme Überraschungen vermeidest.

Mein Fazit: Eine solide Buchhaltung ist dein Weg zu einer erfolgreichen Vermietung

Eine sorgfältige Buchhaltung für die Kurzzeitvermietung ist nicht nur eine Pflicht, sondern der Schlüssel zu einer erfolgreichen und stressfreien Vermietung. Sie hilft dir, den Überblick über deine Finanzen zu behalten, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und steuerliche Vorteile zu nutzen. Investiere die nötige Zeit und Ressourcen in eine gute Buchführung – es wird sich langfristig auszahlen. Und denke daran: Mit der richtigen Unterstützung und den passenden Tools ist die Buchhaltung für die Kurzzeitvermietung gar nicht so kompliziert, wie es auf den ersten Blick scheint.