Herausforderung E-Auto | So funktioniert die Abrechnung der Stromkosten in der Ferienwohnung

Herausforderungen für Gastgeber beim Thema E-Auto in der Ferienwohnung

Als Gastgeber einer Ferienwohnung oder eines Ferienhauses möchtest du deinen Gästen natürlich den bestmöglichen Service bieten und ihnen auch die Möglichkeit geben, ihr E-Auto während Ihres Urlaubes aufzuladen. Eine Wallbox ist hierfür die perfekte Lösung. Doch gerade bei neueren Technologien können einige Herausforderungen auftreten.

Fachgerechte Installation einer Wallbox

Zunächst ist die Frage nach der Umsetzung ein großes Thema bei Gastgebern. Wie kann ich eine Ladestation in der Ferienunterkunft installieren? Welche Kosten kommen dabei auf mich zu und was muss technisch beachtet werden? Diese Fragen habe ich dir bereits in meinem Artikel “Wallbox am Ferienhaus | Alles Wichtige im Überblick" beantwortet. Lies dort gern alle Details nach.

Steigende Kosten für den Strom

Ist die Ladestation dann installiert, wartet die nächste Herausforderung auf dich: Die steigenden Stromkosten! Immer wieder lesen wir in den Nachrichten, dass die Strompreise wieder einmal gestiegen sind und das beeinflusst auch die Kalkulation bei der Preisgestaltung für die Vermietung von Ferienunterkünften. In meinem Artikel "Steigende Energiepreise und Inflation – So gehst du als Gastgeber damit um" gebe ich dir Tipps, wie du mit den steigenden Kosten als Gastgeber umgehen kannst und welche Sparmaßnahmen dir helfen können, um die Stromkosten in der Ferienwohnung oder in dem Ferienhaus zu senken. Doch damit nicht genug! Die größte Herausforderung für Gastgeber ist meiner Erfahrung nach die Abrechnung.

Abrechnung der Wallbox mit den Gästen

Die Frage nach den Möglichkeiten der Abrechnung der Stromkosten für die E-Autos der Gäste häufen sich und das nicht ohne Grund: Schließlich möchtest du als Vermieter genau wissen, wer wie viel Strom verbraucht hat, wie hoch die Kosten dafür sind und vor allem wie du diese Kosten am besten an deine Gäste weitergeben kannst. Dies gilt nicht nur für Gastgeber mit einer Wallbox, sondern auch für jene, bei denen die Gäste ihre E-Fahrzeuge an herkömmlichen Steckdosen aufladen. Eine Möglichkeit, dies zu bewerkstelligen, ist die Aufnahme relevanter Informationen zur Stromabrechnung in die Hausordnung. Bei Buchungen über Websites und Plattformen stimmen die Gäste häufig nur noch den AGB und/oder der Hausordnung zu, sodass diese Dokumente eine wichtige Rolle spielen, um klare Vereinbarungen zu treffen. Mein Tipp ist daher: Nimm alle Regelungen zur Abrechnung der Stromkosten in die Hausordnung mit auf, sodass deine Gäste schon im Vorhinein informiert sind und Missverständnisse vermieden werden können.

Abrechnung der Wallbox in der Ferienwohnung – Diese Möglichkeiten gibt es

Als Gastgeber stehen dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um die Kosten für das Laden des E-Autos deiner Gäste zu berechnen. Im Großen und Ganzen sehe ich dafür drei Wege:

1. Verbrauchspauschale pro Tag, Woche oder Aufenthalt (Mischkalkulation)
2. Geringere Grundpauschale mit Abrechnung nach Verbrauch
3. Ausschließliche Abrechnung nach realem Verbrauch

Jeder dieser Wege hat seine Vor- und Nachteile und bringt verschiedene weitere Herausforderungen mit sich. Deshalb möchte ich alle drei Methoden einzeln genauer beleuchten:

Die einfachste Lösung: Verbrauchspauschale pro Tag, Woche oder Aufenthalt

Wenn du die Abrechnung besonders einfach gestalten möchtest, kannst du eine Pauschale für die Nutzung der Wallbox festlegen und diese in deine Übernachtungspreise mit einkalkulieren. Die Pauschale sollte auf den Verbrauchskosten deiner bisherigen Gäste basieren und auch die durchschnittliche Aufenthaltsdauer und die durchschnittliche Anzahl der Personen einbeziehen, damit du eine genaue Vorstellung hinsichtlich der Höhe der Pauschale bekommst. Diese Pauschale kannst du dann dynamisch anpassen – abhängig von der Strompreisentwicklung und dem Verbrauch deiner Gäste. Die Methode ist für dich besonders einfach in der Umsetzung, hat jedoch vor allem für sparsame Gäste einen Nachteil. Schließlich zahlen diese die gleiche Pauschale für die Wallbox wie Gäste mit hohem Stromverbrauch. Prinzipiell ist es für dich in diesem Fall ratsam, dich preislich eher an der oberen Grenze zu orientieren, allerdings musst du dann immer im Auge behalten, ob du mit den Preisen dann noch wettbewerbsfähig bist.‍

‍Vorteile

• Einfache Umsetzung.
• Umsetzung mit allen üblichen Buchungsportalen möglich, da die Pauschale als “Nebenkosten” mit in deinen Preisen einkalkuliert ist.
• Anpassung der Pauschale anhand von Erfahrungswerten jederzeit möglich.

‍Nachteile

• Ohne Erfahrungswerte kann die Pauschale nur schwer festgelegt werden.
• Unfaire Preisgestaltung für Gäste mit weniger Verbrauch.
• Realistische Pauschale kann die Wettbewerbsfähigkeit hinsichtlich des Preises verringern.

Die komplexe Lösung: Geringe Grundpauschale mit Abrechnung nach Verbrauch

Eine Alternative zur Abrechnung der Wallbox in Ferienhäusern und Ferienwohnungen ist die Verwendung einer Pauschale mit der zusätzlichen Berechnung von erhöhten Verbrauchskosten. Wie bei der ersten Lösung wird hier ein fester Betrag zum Übernachtungspreis addiert. Sollte der Gast während seines Aufenthalts jedoch mehr Energie verbrauchen, als die Pauschale abdeckt, werden die zusätzlichen Kosten später in Rechnung gestellt. Besonders sinnvoll wäre hier die Nutzung einer vorausbezahlten Kaution, in der derartige Kosten einkalkuliert sind. Beachte jedoch, dass das Geld überwiesen werden muss, da eine Rückzahlung oder Verrechnung vor Ort nicht möglich ist. Ein weiterer Nachteil: Die Zählerstände müssen vor der Ankunft und nach der Abreise des Gastes abgelesen werden, entweder persönlich oder mithilfe einer digitalen Lösung. Das erzeugt entsprechenden Aufwand. Zudem erlauben einige Buchungsplattformen, darunter auch Airbnb, keine zusätzliche Abrechnung von Strom- oder Wasserkosten. Gemäß der Allgemeinen Geschäftsbedingungen müssen diese Kosten in den Übernachtungspreis eingerechnet sein, weshalb diese Option nicht mit jeder Plattform umsetzbar ist.

‍Vorteile

• Sparsame Gäste müssen keine unfairen Kosten tragen.
• Sicherheit durch die vorausbezahlte Kaution.
• Preise bleiben konkurrenzfähig.

‍Nachteile

• Zusätzlicher Aufwand für die Ablesung der Zählerstände.
• Einschränkungen durch Buchungsplattformen bei der separaten Abrechnung von Stromkosten.
• Zahlung per Überweisung notwendig.

Die fairste Lösung: Abrechnung nach Verbrauch

Eine letzte Möglichkeit für die Abrechnung der Verbrauchskosten der Wallbox in deiner Ferienwohnung oder deinem Ferienhaus ist die Berechnung des exakten Verbrauchs vom Strom. Hier erfolgt die Abrechnung ähnlich wie bei der letztgenannten Lösung, jedoch ohne eine Pauschale zu berechnen. Stattdessen wird der Verbrauch des Gastes 1:1 in Rechnung gestellt. Die Abwicklung kann auch hier über die Kaution erfolgen. Dies geht jedoch mit den gleichen Schwierigkeiten einher, wie in der letzten Lösung. Weiterhin besteht die Gefahr, dass die Verbrauchskosten die vorher geleistete Kaution übersteigen können. Ein weiteres Manko: In den Buchungsportalen kann die Höhe der Kaution nicht dynamisch auf Grundlage der Reisedauer angepasst werden.

‍Vorteile

• Präzise Abrechnung.
• Faire Berechnung für jeden Gast.
• Sicherheit durch die vorausbezahlte Kaution.

‍Nachteile

• Verbrauchskosten können die vorher geleistete Kaution übersteigen und führt zu einem finanziellen Risiko für den Gastgeber.
• Keine dynamische Anpassung der Kaution in den gängigen Buchungsportalen möglich.
• Zusätzlicher Aufwand für die Ablesung der Zählerstände.
• Einschränkungen durch Buchungsplattformen bei der separaten Abrechnung von Stromkosten.

Meine 6 Tipps für die Abrechnung der Wallbox in der Ferienwohnung

Vor allem, wenn es um die Preisgestaltung oder die Nutzung von neuer Technik geht, gibt es auch im Umgang mit den Gästen die ein oder andere Herausforderung. Um diesen häufig auftretenden Problemen proaktiv zu begegnen, möchte ich dir noch meine Tipps dafür mitgeben, die ich im Zusammenhang der Abrechnung der Wallbox in der Ferienwohnung bisher gesammelt habe:

1. Schaffe Transparenz von Anfang an: Informiere deine Gäste bereits vor der Buchung über die Abrechnungsmethode der Wallbox. Kläre sie über eventuelle Pauschalen oder die Abrechnung des exakten Verbrauchs auf, damit sie keine unangenehmen Überraschungen bei der Abreise erleben.
2. Triff schriftliche Vereinbarungen: Sorge dafür, dass die Details zur Abrechnung der Wallbox in einem schriftlichen Mietvertrag oder einer Vereinbarung festgehalten werden. Dies schafft Klarheit und verhindert etwaige Missverständnisse oder Meinungsverschiedenheiten.
3. Setze auf Kommunikation und Abstimmung: Sei offen für Fragen und kommuniziere regelmäßig mit deinen Gästen während ihres Aufenthalts. So kannst du sicherstellen, dass sie den Verbrauch der Wallbox im Blick behalten und angemessen damit umgehen.
4. Gib klare Anweisungen zur Bedienung: Stelle sicher, dass deine Gäste genaue Anleitungen zur Bedienung der Wallbox erhalten. Dies beinhaltet beispielsweise Informationen zur korrekten Ablesung der Zählerstände oder über die Verwendung von Ladekarten oder Apps.
5. Zeige Flexibilität und Kulanz: Sei bei Problemen oder außergewöhnlichen Umständen flexibel und lösungsorientiert. In Fällen, in denen der Verbrauch die Kaution übersteigt oder technische Schwierigkeiten auftreten, versuche gemeinsam mit deinen Gästen eine faire Lösung zu finden, um eine positive Gastgeber-Erfahrung zu gewährleisten.
6. Passe die Hausordnung an: Stelle sicher, dass du in der Hausordnung klare Informationen zur Abrechnung der Stromkosten für E-Autos aufführst, unabhängig davon, ob du eine Wallbox hast oder nicht. Erkläre die Abrechnungsmethode, die du anwendest, und kläre etwaige Pauschalen oder die Abrechnung des exakten Verbrauchs auf. Durch die Integration dieser Informationen in die Hausordnung kannst du sicherstellen, dass Gäste vor der Buchung darüber informiert sind und mögliche Missverständnisse vermieden werden. Sollte das Laden des E-Autos grundsätzlich untersagt sein, solltest du auch dies unbedingt in deiner Hausordnung oder den AGB festhalten.

Indem du diese Tipps befolgst, schaffst du eine vertrauensvolle Basis und förderst eine offene Kommunikation, die sowohl für dich als Gastgeber als auch für deine Gäste von Vorteil ist.

Mein Fazit: So funktioniert die Abrechnung der Stromkosten für deine Ferienwohnung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Abrechnung der Wallbox in der Ferienwohnung eine Herausforderung darstellen, aber mit den richtigen Methoden und einer fairen und transparenten Vorgehensweise gemeistert werden kann. Ob du dich für die Pauschale, die Abrechnung des Verbrauchs oder eine Kombination aus beiden entscheidest, hängt von deinen individuellen Bedürfnissen und Gegebenheiten (unter anderem auch der Auswahl an Portalen) ab. Wichtig ist jedoch immer, dass du deine Gäste informierst und ihnen eine klare Abrechnung präsentierst. Denn nur so schaffst du Vertrauen und vermeidest mögliche Konflikte. Zudem solltest du darauf achten, dass die Abrechnung nachvollziehbar ist und keine unerwarteten Kosten auf deine Gäste zukommen. Eine transparente Kommunikation im Vorfeld sowie eine klare Dokumentation der Stromkosten können hierbei helfen. Mittlerweile gibt es auch technische Lösungen, um die Abrechnung zu vereinfachen. So bieten einige Anbieter von Wallboxen bereits integrierte Abrechnungssysteme an oder es gibt separate Geräte zur Erfassung des Stromverbrauchs, welche einfach zwischen Steckdose und Ladekabel geschaltet werden können. Letztendlich geht es darum, für alle Beteiligten eine faire Regelung zu finden und dabei sowohl ökologisch als auch wirtschaftlich sinnvoll vorzugehen. Denn Elektromobilität wird in Zukunft immer wichtiger – sei es im privaten Bereich oder bei der Vermietung von Ferienunterkünften für den Tourismus. Durch eine faire und transparente Abrechnung kannst du also nicht nur deine Gäste zufriedenstellen, sondern auch einen Beitrag zur Energiewende leisten.