Inventarliste für Ferienwohnung, Ferienhaus und Kurzzeitvermietung

Eine Inventarliste ist ein nützliches Tool, um die Einrichtung deiner Ferienwohnung oder deines Ferienhauses zu organisieren und den Überblick zu behalten. Auf dieser Liste findest du alles, was in eine typische Ferienwohnung oder ein Ferienhaus gehört – von den Möbeln über die elektronischen Geräte bis hin zu Geschirr und Besteck – hier ist alles aufgelistet! Damit du einfach und schnell einen Überblick über das Inventar in deiner Ferienwohnung oder deinem Ferienhaus bekommst, habe ich dir eine praktische Inventarliste als Mustervorlage erstellt, mit der du direkt loslegen kannst!

Wozu benötige ich eine Inventarliste für meine Ferienwohnung oder mein Ferienhaus?

Eine Inventarliste ist in vielerlei Hinsicht praktisch: Sie schafft zum einen eine gute Übersichtlichkeit über deine Einrichtungsgegenstände in der Ferienunterkunft und hilft dir zum anderen dabei, eventuelle Schäden und Verluste, die durch deine Feriengäste entstanden sind, festzustellen und festzuhalten. Insbesondere für Ferienunterkünfte, die vollumfänglich ausgestattet sind (mit Büchern, Bildern, Kunstwerken, Spielen, Spielzeug, etc.), ist das Führen einer Inventarliste sehr empfehlenswert.

Wie erstelle ich eine Inventarliste?

Für das Erstellen einer Inventarliste gibt es mehrere Herangehensweisen. So kannst du eine Inventarliste über einen PC oder das Handy völlig digital oder auch analog, sprich händisch auf einem Blatt Papier, anfertigen. Um nicht von null starten zu müssen, empfiehlt sich der Download unserer Mustervorlage, in der wir einen Großteil der grundlegendsten Einrichtungsgegenstände bereits vermerkt haben. Trage dich dafür einfach mit deiner Mailadresse und deinem Namen ein, bestätige kurz deine Anmeldung und schon bekommst du die vorgefertigte Inventarliste als Mustervorlage für Word und Pages zugeschickt. Danach sollte die Vorgehensweise wie folgt aussehen:

1. Unterkunft nach Räumen aufteilen: Beginne damit, deine Unterkunft nach Räumen/Zimmern aufzuteilen. Dabei solltest du darauf achten, dass du bei Zimmern, die vollausgestattet sind, mehr Platz für die einzelnen Gegenstände lässt. Falls die Unterkunft über einen Garten, Balkon oder eine Terrasse verfügen sollte, kannst du auch diese mit in die Liste aufnehmen. Dies ist natürlich aber nur dann sinnvoll, wenn sich dort auch erfassungswerte Gegenstände befinden.
2. Ausstattungsmerkmale und Einrichtungsgegenstände erfassen und zählen: Danach gehst du Raum für Raum ab und trägst die Gegenstände und deren Anzahl in die Inventarliste ein. Dabei kannst du von „großen“ zu „kleinen“ Einrichtungsgegenständen gehen oder auch „Ecke-für-Ecke“ abarbeiten.
3. Datum nicht vergessen! Das Datum deiner Erfassung solltest du natürlich auch mit notieren, damit du auch nach mehreren Monaten noch weißt, zu welchem Zeitpunkt du wie viele Gegenstände gezählt hattest. Auch für alle zukünftigen Prüfungen solltest du das Datum notieren.
4. Sicher ablegen: Die fertige Inventarliste solltest du dir entweder sicher auf dem Rechner ablegen und ggf. nochmal für deine Unterlagen ausdrucken. Eine handschriftliche Liste solltest du dir zusätzlich abfotografieren oder bestenfalls einscannen. Eine Kopie der Liste kannst du auch in einen Ordner heften, der direkt in der Unterkunft liegt. Hier können Schäden oder Verluste dann direkt vor Ort vermerkt werden.

Die Inventarliste sollte bestenfalls unmittelbar vor der ersten Vermietung vervollständigt werden. Damit kannst du sicherstellen, dass du zum Start deines Vermietungsgeschäftes einen vollständigen Überblick über dein Inventar besitzt. Alle weiteren Einrichtungsgegenstände, die du nachträglich noch in die Wohnung bringst, sollten von dir natürlich direkt ergänzt werden.

Was gehört zum Inventar einer Ferienwohnung?

An dieser Stelle würde ich gerne auf die Definition des Begriffs „Inventar“ aus dem Duden verweisen. Dort wird das Inventar als „Gesamtheit der zu einem Betrieb, Unternehmen, Haus, Hof o. Ä. gehörenden Einrichtungsgegenstände und Vermögenswerte (einschließlich der Schulden)“ (Quelle) definiert. Auf Grundlage dieser Definition kommt man zu der Annahme, dass zum Inventar einer Ferienwohnung oder eines Ferienhauses grundsätzlich erstmal alles zählt, was sich in der Unterkunft und auf dem dazugehörigen Grundstück befindet. Dazu zählen dann alle Möbelstücke, alle elektronischen Geräte, die Handtücher, Bettwäsche, Dekorationen, etc.

Wenn man nun also eine vollständige Inventarliste erstellen möchte, müssten alle Einrichtungsgegenstände einzeln erfasst und gezählt werden. Nun kommt man schnell zu der berechtigten Frage: Macht es überhaupt Sinn, alles bis ins kleinste Detail zu erfassen? Nein, natürlich nicht! Während kleinere Dinge, wie beispielsweise ein Salz- und Pfefferstreuer, gerne noch mit erfasst werden dürfen, macht es hingegen keinen Sinn, jedes einzelne Pfefferkorn zu zählen oder die Gewürze nach Gewicht abzuwiegen. Deine Inventarliste sollte vollständig sein, sich jedoch auf die Dinge beschränken, die sich einfach und ohne großes Zeitinvestment nachprüfen lassen.

Wie oft sollte ich das Inventar meiner Ferienwohnung prüfen?

Diese Frage lässt sich meiner Meinung nach nicht pauschal beantworten, da sie von mehreren Faktoren abhängig ist. Zu den Faktoren zähle ich:

1. Zielgruppe: Du vermietest deine Ferienunterkunft an Familien mit Kindern oder an Menschen mit Hund? Dann rechne fest damit, dass hier der ein oder andere Schaden an deinem Inventar entstehen kann und eine regelmäßige Prüfung deines Inventars notwendig ist. Auch bei der Vermietung an mehrere Personen (Gruppen) ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass mal etwas in die Brüche geht. In deiner Hausordnung sollte klar definiert werden, wo und wann die Schäden gemeldet werden sollen und wer dafür haftet.
2. Größe der Unterkunft: In der Regel verfügt eine größere Unterkunft über mehr Einrichtungsgegenstände als eine kleine. In der Folge gibt es damit auch mehr Gegenstände, die bei der Nutzung der Unterkunft beschädigt werden könnten. Da sich größere Unterkünfte insbesondere auch für Gruppenurlaube oder Feierlichkeiten eignen, ist das Inventar einem größeren „Risiko“ ausgesetzt.
3. Frequenz deiner Gästewechsel: Je öfter du neue Gäste in deiner Unterkunft begrüßt, desto schneller wird deine Einrichtung und die Gegenstände abgenutzt. Zwei Beispiele: Die Kleiderschränke werden häufiger ein- und ausgeräumt, Bettwäsche und Handtücher müssen häufiger gewaschen werden. Darüber hinaus besteht ein größeres Risiko, dass Einrichtungsgegenstände bei der Abreise entwendet werden. Bei einer höheren Gästefrequenz solltest du daher dein Inventar auch häufiger auf Vollständigkeit prüfen.
4. Eigene Sorgfältigkeit und Verfügbarkeit: Das Prüfen der Inventarliste bedarf – je nach Umfang der Liste – ein gewisses Zeitinvestment. Hier musst du für dich selbst entscheiden, wie oft du die Inventarliste abgleichen möchtest bzw. kannst. Vielleicht hast du ja auch sorgsame Reinigungskräfte angestellt, die du zusätzlich mit dieser Aufgabe vertraut machen kannst.

Basierend auf den vorgenannten Faktoren solltest du nun selbst abschätzen können, wie oft die Prüfung deines Inventars notwendig ist. Grundsätzlich empfiehlt es sich, die eigene Unterkunft mindestens zweimal im Jahr auf Herz und Nieren zu prüfen. Das beinhaltet auch das Testen der Sanitäranlagen, der Heizung, Klimageräte, etc. Mit der richtigen Gästekommunikation können Teile deiner Prüfung deutlich vereinfacht werden.

Wer haftet bei Schäden am Inventar?

In den meisten Fällen gehen Feriengäste sorgsam mit der Einrichtung ihrer gemieteten Unterkünfte um. Nichtsdestotrotz kann es schnell mal passieren, dass aus Unachtsamkeit oder Fahrlässigkeit ein Schaden entsteht. Das kleine Kind wirft einen Teller vom Küchentisch, der Hund stößt die Designer-Vase im Flur um oder Oma Helga legt das Plastik-Schneidebrett zu früh auf das noch nicht wieder abgekühlte Kochfeld und lässt es anbrennen. Im besten Fall meldet der Gast alle entstandenen Schäden unmittelbar beim Gastgeber, sodass dieser rechtzeitig handeln und sich, falls notwendig, um Ersatz kümmern kann. Da die Vermietungsrealität leider doch häufig von dieser Idealvorstellung abweicht und viele kleinere Schäden gerne verschwiegen werden, empfehle ich dir, in der Hausordnung oder direkt im Mietvertrag klare Regeln zu definieren, wie mit Schäden und daraus resultierenden finanziellen Aufwänden umgegangen wird. In Bezug auf die Haftung bei Schäden gilt laut § 823 BGB (1):

„Wer vorsätzlich oder fahrlässig das Leben, den Körper, die Gesundheit, die Freiheit, das Eigentum oder ein sonstiges Recht eines anderen widerrechtlich verletzt, ist dem anderen zum Ersatz des daraus entstehenden Schadens verpflichtet.“

Sollte ein Gast bei dir einen Schaden am Inventar (oder auch der gesamten Unterkunft) verursachen, egal ob vorsätzlich oder unbeabsichtigt, ist er laut BGB also dazu verpflichtet, für den Schaden aufzukommen. Während für kleinere Schäden gerne auch aus der eigenen Tasche gezahlt wird (eine Einigung zwischen dir und dem Gast vorausgesetzt), kommt in der Regel die Haftpflichtversicherung des Verursachers für größere Schäden auf.

Was passiert, wenn Schäden nicht gemeldet oder Teile des Inventars entwendet werden?

Schauen wir uns nun noch die Folgen des Nichtmeldens von Schäden oder Entwendungen an: Wenn Schäden nicht gemeldet oder Teile des Inventars gestohlen werden, kann das zu ernsthaften Folgen für die betroffene Person führen. Zunächst muss diese Person für den entstandenen Schaden haften, was bedeutet, dass sie für den Schaden aufkommen muss. Zweitens kann es zu einer Strafe für die betroffene Person kommen, wenn der Schaden groß genug ist. Du solltest hier jedoch in jedem Fall abwägen, ob sich ein rechtliches Verfahren lohnt. Ist der entstandene Schaden vergleichsweise gering, lohnen sich die Gerichtskosten meist nicht und du kommst günstiger, wenn du den entstandenen Schaden einfach selbst bezahlst oder das entwendete Inventar selbst ersetzt. Bitte konsultiere in diesem Fall unbedingt einen Anwalt für eine entsprechende Hilfestellung.

Was muss ich bei der Nutzung der Inventarliste für Ferienwohnung und Ferienhaus beachten?

Du kannst unsere Mustervorlage Inventarliste kostenfrei und auf deine Bedürfnisse angepasst nutzen. Beachte jedoch, dass ich keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit und auch keine Haftung übernehme. Die Inventarliste ist das Ergebnis meiner Erfahrung aus der Praxis und ich möchte dich damit unterstützen. Gern kannst du bei Bedarf die Inventarliste auf deine Ferienwohnung oder dein Ferienhaus anpassen. Dafür erhältst du die Inventarliste beim Download als Word- und Pages-Datei, die du dann entsprechend bearbeiten und auf deine Gegebenheiten abstimmen kannst. Füge einfach die Gegenstände deiner Ferienwohnung oder deines Ferienhauses in der Liste hinzu und lösche diejenigen, die nicht in deiner Ferienunterkunft zu finden sind. So hast du deine eigenen personalisierte und abgestimmte Inventarliste, mit der du dein Inventar jederzeit kontrollieren und überblicken kannst.