Übergabeprotokoll für Ferienwohnung, Ferienhaus und Kurzzeitvermietung

Wenn sich die Ferienwohnung oder das Ferienhaus bei der Abreise eines Gastes nicht im selben Zustand befindet wie vorher, ist das ärgerlich. Noch ärgerlicher ist es, wenn du nicht nachweisen kannst, dass ein bestimmter Gast Mängel verursacht hat! Und genau hier kommt das Übergabeprotokoll ins Spiel. Es dient vorwiegend dazu, Schäden aufzulisten und dich rechtlich abzusichern. Doch auch, wenn du dem Gast den Verbrauch von Strom oder Wasser in deiner Ferienwohnung berechnest, bist du mit einem offiziellen Übergabeprotokoll auf der sicheren Seite. Dieses Dokument ist also für dich als Vermieter von Ferienwohnungen und Ferienhäusern wichtig und macht dir die Vermietung leichter. Ich habe dir deshalb eine praktische Vorlage erstellt, die du direkt bei der nächsten Übergabe verwenden kannst.

Was ist ein Übergabeprotokoll für die Ferienwohnung oder das Ferienhaus überhaupt?

Bei einem Übergabeprotokoll handelt es sich um ein Dokument, in welchem transparent alle Details der Übergabe deiner Ferienunterkunft aufgeschrieben werden. Diese beziehen sich in erster Linie auf den Zustand der Ferienwohnung oder des Ferienhauses bei der Übergabe, aber auch auf die Anzahl der ausgehändigten Schlüssel oder abgelesene Zählerstände können hier dokumentiert werden.

Was gehört in das Übergabeprotokoll?

Da ein Übergabeprotokoll rechtlich nicht vorgeschrieben ist, gibt es auch keine bindenden Vorgaben zur Form des Dokumentes. Als Mindestangaben empfehle ich dir, die Räume, eventuelle Mängel sowie die Anzahl der übergebenen und eventuell fehlenden Schlüssel zu vermerken. Das Datum und eine Unterschrift durch beide Parteien ist ebenfalls Pflicht, wenn dir das Übergabeprotokoll einen Nutzen bieten soll. Abgesehen davon kannst du das Übergabeprotokoll aber ganz an deine Bedürfnisse und dein Angebot anpassen. Werden etwa Strom und Wasser extra abgerechnet, ist es sinnvoll, die Zählerstände gleich mitzunotieren. Auch wenn sich deine Gäste zusätzliche Möbel, wie Babybetten oder Hochstühle, ausgeliehen haben, kannst du dies auf dem Protokoll vermerken. Achte aber darauf, das Protokoll übersichtlich zu halten. Orientiere dich dabei gern an der Vorlage und passe Sie entsprechend deinen Bedürfnissen an.

Wie sollte ich die Übergabe der Ferienwohnung oder des Ferienhauses gestalten?

Führe nach Möglichkeit immer sowohl bei der Anreise wie auch bei der Abreise eine gemeinsame Begehung der Ferienwohnung oder des Ferienhauses durch. Nimm dir dafür ausreichend Zeit, um eventuelle Schäden zu entdecken und lasse auch deinen Gästen beim Einzug genug Zeit, um die Ferienunterkunft gründlich zu inspizieren. Das Übergabeprotokoll sollte anschließend von allen Beteiligten handschriftlich mit Datum und Unterschrift versehen werden, um nachträgliche Änderungen zu vermeiden. Nimm das Original zu deinen Unterlagen und überreiche deinem Gast eine zweite Ausführung oder eine Kopie.

Reicht es aus, Schäden schriftlich im Übergabeprotokoll festzuhalten?

Ich empfehle dir, Schäden nicht nur schriftlich, sondern immer auch fotografisch zu dokumentieren. Gewöhne dir einfach an, eine ausreichend gute Kamera bei der Übergabe der Ferienwohnung oder des Ferienhauses direkt mitzuführen und Schäden bei Bedarf zu fotografieren.

Ist das Übergabeprotokoll ein juristisches Beweismittel?

Ob ein Gericht im Streitfall ein Übergabeprotokoll allein als Beweismittel anerkennt, ist vom Einzelfall und der Einschätzung des zuständigen Richters abhängig. Daher empfehle ich dir unbedingt die bereits genannte Anfertigung von Fotos. Das Übergabeprotokoll lohnt sich aber dennoch, da du den Fall zumindest für dich selbst sauber dokumentierst und dich nicht auf deine reine Erinnerung stützen musst. Auch das ist im Streitfall hilfreich. Zudem fühlt sich dein Gast, wenn er das Protokoll selbst mit erstellt und unterschrieben hat, eher für entstandene Schäden verantwortlich.

Ist die Anfertigung eines Übergabeprotokolls rechtlich vorgeschrieben?

Nein, einen rechtlichen Zwang zur Erstellung eines Übergabeprotokolls für deine Ferienwohnung oder dein Ferienhaus gibt es nicht. Aus den oben genannten Gründen ist die Erstellung eines Übergabeprotokolls dennoch ratsam.

Kann ich die Vorlage kostenfrei nutzen?

Ja, die Mustervorlage für das Übergabeprotokoll kannst du kostenfrei und ohne Einschränkungen für deine Vermietung nutzen. Bitte beachte jedoch, dass das Dokument aus meiner langjährigen Erfahrung als Vermieter von Ferienwohnungen und Ferienhäusern heraus entstanden ist und kein Anspruch auf Vollständigkeit besteht. Auch die Haftung ist ausgeschlossen. Mit der Verwendung der Mustervorlage bekommst du jedoch in jedem Fall eine Orientierung für dein eigenes Dokument und kannst dich im Schadensfall absichern. Möchtest du noch mehr zum Umgang mit Schäden in der Ferienwohnung oder dem Ferienhaus erfahren? Dann empfehle ich dir zusätzlich meinen Artikel „Schäden in der Ferienwohnung? | Was ist eine Beweislast?„.