Buchungsbestätigung für Ferienwohnung, Ferienhaus und Kurzzeitvermietung

Wenn du als Vermieter einer Ferienimmobilie eine Buchungsanfrage in eine verbindliche Buchung umwandeln möchtest, ist die Buchungsbestätigung das ideale Dokument mit dem du alles richtig machst. Viele Privatvermieter benutzen keine professionelle Verwaltungssoftware, die heute oft automatisiert eine Buchungsbestätigung auf Basis einer Vorlage versenden kann. Aber auch mit einer manuell versendeten Buchungs- oder Reservierungsbestätigung, die alle relevanten Punkte enthält, lassen sich neben Buchungsfehlern auch ganz gezielt Probleme vermeiden. Zum Beispiel indem du dem Gast neben den buchungsrelevanten Daten auch deine AGB oder eine Hausordnung mitsendest und akzeptieren lässt. Die vom Mieter zu unterzeichnende und zurückzusendende Bestätigung übernimmt so neben der nachweisbaren verbindlichen Buchung zu deinen Bedingungen auch tatsächlich diese Funktion der Fehlerbehebung. Spätestens bei Einsicht des Mieters wird ein etwaiger Fehler beim Reisezeitraum oder bei der Personenanzahl bemerkt. Unsere Mustervorlage, die du hier kostenlos beziehen kannst, wird dir eine besonders gute Hilfe sein.

Was ist eine Buchungsbestätigung?

Klare Sache: Du bestätigst deinem Gast verbindlich die Buchung und dies in der Regel mit allen Rechten und Pflichten die daraus resultieren. Oft übernimmt der auch als Reservierungsbestätigung erbrachte Prozess die beidseitige Willenserklärung zur Schließung des Beherbergungsvertrags.

Was muss eine Buchungsbestätigung enthalten?

In deiner Reservierungsbestätigung muss in jedem Fall enthalten sein:

• der Mietgegenstand, im wesentlichen sind dies Adresse und Name des Ferienhauses oder der Ferienwohnung.
• die Vertragsparteien, also auch deine Daten als Vermieter oder Vermittler und natürlich die buchungsrelevanten und erhobenen Daten des Gastes. Vergesse nicht…
• deine Kontaktinformationen, wie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer anzugeben.
• den Reisezeitraum, von wann bis wann findet der Aufenthalt statt. Gebe auch unbedingt An- und Abreisezeiten an, damit es vor Ort nicht zu unschönen Missverständnissen kommt.
• den Buchungsumfang, wie viele Personen, bzw. Kinder umfasst die Buchung.
• Optionale Gebühren: Bettwäsche gebucht?, Hund mit an Board?, oder Fahrrad gemietet?, auch dies gehört mit hinein.
• den Preis, klar und konform mit der Preisangabenverordnung muss dieser kommuniziert werden.
• die Zahlungsbedingungen – ganz wichtig, definiere klar, wann und wie du bezahlt werden möchtest.
• die Stornierungsbedingungen müssen unbedingt enthalten sein. Halte dich dabei an geltendes Recht.
• Etwaige Anlagen wie Hausordnung oder AGB – die du dir in diesem Rahmen akzeptieren lassen kannst.
• Wir empfehlen: Ein Freifeld für die Unterschrift zur Kenntnisnahme und freundliche Frist für die Rücksendung.

Warum ist eine Buchungsbestätigung so wichtig?

Auch wenn du einen Beherbergungsvertrag rein theoretisch mündlich schließen kannst, ist es wichtig, dass die Willenserklärung zur Beherbergung vom Gast aber auch von dir als Gastgeber dokumentarisch festgehalten ist.

Ist eine Buchungsbestätigung verbindlich?

Ja, denn sie übernimmt in jedem Fall deine Willenserklärung, nachdem der Gast in der Regel seine bereits erklärt hat. Es kommt somit zum rechtsgültigen und verbindlichen Beherbergungsvertrag.

Wie läuft das bei Online- oder Sofortbuchungen?

Bucht ein Gast über ein Onlinebuchungsportal wie Booking.com, Airbnb oder über einen Multi-Channel-Vertrieb so bedarf es keiner weiteren Buchungsbestätigung deinerseits. Denn der Vertrag wurde über den rechtsgültigen Onlinebuchungsprozess der jeweiligen Plattform geschlossen. Es gelten Zahlungs- und Stornobedingungen des Portals, über welches die Buchung abgewickelt wurde. Oft macht es aber Sinn den Gast im Nachgang und vor der Anreise über die Hausordnung bzw. Nutzungsregeln zu informieren, da dieser Info-Prozess bei Portalen manchmal nicht gewährleistet ist.

Wie sollte man bei sehr kurzfristigen Buchungen vorgehen?

Viele Gastgeber haben es schon erlebt: Der Buchende ruft heute an und möchte abends oder am Folgetag das Ferienobjekt beziehen: Für eine Buchungsbestätigung mit Unterschrift zur Kenntnisnahme fehlt aber dann evntl. die Zeit, man erwartet den Gast, vereinbart die Zahlung vor Ort, aber der Gast kommt nicht und ist nicht mehr erreichbar.

Reservierungsbestätigung = Buchungsbestätigung?

Beide Begrifflichkeiten finden bei Ferienwohnungen und Ferienhäusern Verwendung und sind absolut gängig im touristischen Gebrauch. Damit der Gast nicht durcheinander kommt, entscheide dich für eine Variante. Auch die Bezeichnung der Reservierungsbestätigung entspricht der Buchungsbestätigung und ist als Synonym zu verstehen.

Wie schreibe ich eine Buchungsbestätigung?

Grundsätzlich ist dein Dokument formfrei, es sollte aber alle notwendigen Angaben, wie oben beschrieben, enthalten. Bevor du anfängst herumzuprobieren, empfehlen wir dir unser vielfach bewährtes Muster zu verwenden. Das spart dir Zeit und gelingt bestimmt. Du als Vermieter bist der Adressat, der Gast ist der Empfänger. Nutze einfach unsere Mustervorlage, die du als .word, .pages-Datei von uns als kostenlosen Download erhalten kannst.

Besonderheit unserer Mustervorlage

Unsere Buchungsbestätigung ist eine Mustervorlage, welche bereits in unterschiedlichsten Vermietungssituationen bei Ferienwohnungen und Ferienhäusern verwendet wird. Das Dokument kannst du nach dem Download nach Belieben individualisieren. Zum Beispiel lassen sich deine individuellen Stornierungsbedingungen oder auch eine Hausordnung integrieren und zur Kenntnis nehmen.

Hinweis zur Nutzung unserer Buchungsbestätigung-Mustervorlage

Den Download-Link zu unserer Vorlage erhältst du sofort kostenlos von uns zugeschickt, nachdem du uns die Erlaubnis für die E-Mailzustellung gegeben hast, denn Datenschutz ist uns sehr wichtig! Du kannst die Vorlage nach deinen Vorstellungen anpassen und uneingeschränkt nutzen. Wir weisen darauf hin, dass wir für unsere Gratis-Muster und Vorlagen keine Haftung übernehmen können und empfehlen dir daher, dass du dich regelmäßig über entsprechende Anforderungen informierst.

Hinweis zur Bearbeitung der Vorlage

Eine Buchungsbestätigung besitzt einige notwendige Angaben, die in unserem Muster berücksichtigt sind, sie ist aber grundsätzlich formfrei. Alles was du deinen Gästen mitteilen möchtest und zur Kenntnis genommen wissen willst, kannst du dir in Form einer unterzeichneten Buchungsbestätigung zu deinen Unterlagen legen. Achtung: Dieses Dokument kann im Streitfall als wichtiges Nachweis-Dokument dienen. Du erhältst unsere Mustervorlage „Buchungsbestätigung“ absolut gratis als Download in den Dateiformaten: .docx und .pages.